Tips Asas Memilih Sistem Perakaunan – Mobile, Modul & Fleksibel

Berdasarkan kajian yang dijalankan oleh MIMMO ke atas kelompok peniaga nano, mikro & kecil Malaysia, dari segi pengurusan perakaunan perniagaan yang praktikal dan ekonomikal (menjimatkan kos), beberapa faktor utama pemilihan sistem perakaunan telah digariskan.

 

Fakta & Hipotesis Umum Berkaitan Dengan Pengurusan Perakaunan Di Kalangan Peniaga Nano, Mikro & Kecil di Malaysia

 

• Masih ramai usahawan atau peniaga kecil di Malaysia yang gagal menguruskan akaun perniagaan dengan baik dan sempurna.
• Ramai yang menggunakan sistem perakaunan tetapi adalah sekadar untuk mematuhi keperluan statutori seperti percukaian dan SSM.
• Penggunaan Microsoft Excel (spreadsheet) sebagai sistem pengurusan perakaunan masih menebal atas alasan lebih biasa dengan MS Excel berbanding sistem biasa.
• Penggunaan mobile (telefon bimbit) untuk perakaunan masih berada pada tahap awal menuju ke fasa pembangunan untuk penggunaan lebih meluas.
• Penggunaan data perakaunan untuk analisa perniagaan bagi tujuan pembangunan perniagaan masih di fasa awal penggunaan walaupun tahap kesedaran telah meningkat.

 

Apa Yang Patut Anda Pertimbangkan Apabila Menilai Penggunaan Sistem Perakaunan Bagi Perniagaan Kecil Anda?

 

Sistem Perakaunan Mengikut Keperluan

 

Kita Tidak Perlukan Sebuah Roket, Jika kita sekadar perlukan kenderaan untuk pergi dan balik kerja. Melainkan jika kita bekerja di bulan.

Bermaksud, fokus utama adalah fungsi dan faktor ekonomikal yang melibatkan kos sama ada one-time atau bulanan.

Merujuk kepada kaedah membezakan keperluan sistem akaun untuk perniagaan terutama perniagaan kecil yang digunakan oleh POSSUM MANAGER, usahawan boleh mengukur keperluan sistem akaun mereka kepada 4 fasa.

 

Fasa Sistem Akaun #1 – Mobile On The Go Mode

Ini adalah fasa asas keperluan bagi usahawan kecil terutama one-man-show business untuk beroperasi dengan cekap untuk memberikan perkhidmatan yang pantas kepada prospek atau pelanggan.

• Keluarkan Sebutharga (quotation) kepada prospek atau pelanggan.
• Keluarkan Invois (invoice) kepada pelanggan.
• Keluarkan Resit (receipt) kepada pelanggan apabila menerima pembayaran.

Bagi tujuan rekod perakaunan sebegini, modul penting yang mesti ada adalah:

• Modul Sebutharga (quotation).
• Modul Invois (invoice).
• Modul Resit (receipt) atau Penerimaan Pembayaran (payment received).
• Modul Pelanggan (customer).
• Modul Produk (products/services).

 

Fasa Sistem Akaun #2 – Entrepreneur Mode

Apabila perniagaan kecil anda berkembang, pastinya anda perlukan lebih banyak maklumat untuk menguruskan bisnes anda.

Maka peniaga akan perlukan lebih banyak modul di dalam sistem akaun anda – lebih daripada sekadar sebutharga, invois & resit.

Sistem akaun yang baik perlulah mempunyai kemudahan tambahan modul untuk menyokong perkembangan perniagaan anda.

Perniagaan anda kini mungkin perlu merekodkan pembelian seperti penggunaan Purchase Order, pembayaran kepada pembekal dan sebagainya.

Usahawan pula mungkin sudah patut mengenal Debit Note dan Credit Note apabila berurusan dengan pelanggan dan pembekal.

Bagi perniagaan kecil berasas produk pula mungkin perlukan pengurusan inventori untuk lebih cekap dari segi menguruskan stok.

Jika mempunyai kakitangan pula mungkin sudah perlukan sistem Payroll untuk lebih mudah menguruskan pembayaran gaji dan upah pekerja.

Sistem akaun yang baik seperti POSSUM MANAGER menyediakan kemudahan ini hanya dengan pengaktifan modul sahaja yang mudah dan dilakukan oleh peniaga sendiri.

 

Fasa Sistem Akaun #3 – Power Biz Mode

Seterusnya apabila perniagaan kecil semakin maju, peniaga mungkin perlu menguruskan Fixed Assets, Bank Reconciliation atau Amortization dan juga Time-Based Billing.

Perniagaan anda juga mungkin perlukan modul tambahan berikut:

• Project-Based Accounting
• Production Orders
• Investment

Bahkan, mungkin perlukan Carta Akaun (chart of accounts) yang lebih kompleks untuk drill-down reports yang lebih komprehensif.

Sistem akaun terbaik mestilah fleksibel dan komprehensif untuk turut sama berkembang bersama perkembangan bisnes anda.

 

Fasa Sistem Akaun #4 – Staff & Advisory Mode

Untuk membantu usahawan maju ke depan, perniagaan perlu menggaji pekerja untuk menguruskan akaun.

Sistem akaun anda perlulah mempunyai kawalan akses untuk membolehkan pengurusan akaun perniagaan anda lebih lancar.

Pada masa yang sama, usahawan juga akan perlukan khidmat nasihat daripada konsultan atau penasihat berkaitan meningkatkan prestasi perniagaan atau urusan berkaitan cukai dan sebagainya.

Maka, adalah satu faktor tambahan jika sistem akaun anda mampu memenuhi keperluan ini.

 

Rumusan Tentang Fasa-Fasa Di Dalam Keperluan Sistem Akaun Untuk Perniagaan Kecil

Jika dilihat kembali daripada Fasa #1 hingga #4, usahawan pasti lebih mudah untuk memahami kenapa dan bagaimana 4 fasa ini akan mempengaruhi faktor keperluan sistem akaun bagi perniagaan kecil.

Info berkaitan fasa-fasa keperluan perakaunan ini juga boleh membantu usahawan untuk lebih memahami bagaimana dengan penggunaan satu sistem akaun tunggal yang boleh memenuhi keperluan usahawan di dalam keempat-empat fasa ini adalah satu kelebihan.

Selain itu, model 4 fasa atau 4-Mod ini juga memberikan peluang pembelajaran tentang pengurusan perakaunan secara berterusan dan beransur-ansur bagi usahawan yang sibuk. Hanya belajar dan guna apa yang perlu sahaja.

Selain itu, jika usahawan bertukar-tukar sistem akaun mengikut fasa perkembangan perniagaan, usahawan terpaksa melalui proses membiasakan diri dengan sistem akaun baru setiap kali sistem bertukar.

Ini akan menambahkan bebanan kepada usahawan itu sendiri. Bukankah lebih bijak jika hanya menggunakan satu sistem akaun sahaja untuk kesemua fasa dan pasti tahap kecekapan akan lebih tinggi dan lebih banyak masa dapat dijimatkan.

 

Support One-Man-Show Modus Operandi

 

Kebanyakan bisnes nano, mikro & kecil Malaysia adalah one-man-show. Dialah bos dan dialah juga kuli, dialah juga front counter staff dan sebagainya.

Maka adalah penting bagi accounting system tersebut mudah untuk dikendalikan.

Apatah lagi dari segi tahap user-friendliness dan kesesuaian untuk non-accounting background entrepreneurs iaitu usahawan atau peniaga yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang perakaunan atau langkah-langkah menguruskan akaun.

Malah lebih baik jika mempunyai khidmat sokongan yang ‘rapat’ dengan pengguna mereka – ini adalah yang terbaik untuk sokongan sepanjang masa bagi usahawan.

 

Menyediakan Akses Ekstra (Staff)

 

Sistem perakaunan tersebut juga wajib untuk menawarkan feature untuk pengguna tambahan apabila usahawan sudah mampu untuk menggaji seseorang bagi tujuan pengurusan perakaunan perniagaannya.

Malah, untuk sistem perakaunan bagi tujuan pengurusan yang terbaik perlu mempunyai akses tambahan untuk tujuan khas perniagaan.

 

Akses Ekstra Untuk Special Privileged & Pengurusan

 

Special Privileged ini adalah untuk penasihat perniagaan, business coach atau tax consultant iaitu bagi keperluan-keperluan tertentu berkaitan perniagaan atau apabila diperlukan untuk audit dan sebagainya.

Untuk yang terbaik adalah yang boleh diakses dari mana-mana melalui internet.

Apabila akses sebegini adalah mudah, ia akan menyediakan satu setting yang kondusif untuk usahawan membangunkan dan menambah baik kecekapan operasi dan keuntungan perniagaannya secara berterusan.

Selain itu, akses sebegini juga penting bagi usahawan yang tidak mampu atau pandai mentafsir atau memahami data-data yang ditunjukkan oleh laporan-laporan perakaunan.

Sedangkan, untuk tujuan pengurusan perniagaan, kemampuan memahami laporan berkaitan perakaunan adalah permulaan kepada proses penambahbaikan prestasi perniagaan.

Apabila istem perakaunan anda mempunyai kelebihan menawarkan akses tambahan sebegini, proses penambahbaikan boleh berlaku dengan lebih lancar dan terkawal pula dari segi kebocoran maklumat sulit perniagaan anda kepada yang tidak berkenaan – sesuatu yang pastinya usahawan patut cuba elakkan.

 

Keperluan Sistem POS Bagi Pengurusan Jualan Runcit

 

Satu lagi faktor yang perlu dilihat adalah dari segi keperluan sistem POS (Point of Sales) terutamanya bagi perniagaan kecil yang terlibat di dalam jualan runcit.

Tidak semua perniagaan memerlukan sistem POS tetapi jika perniagaan anda adalah melibatkan transaksi runcit, adanya sistem POS pasti akan lebih memudahkan pengurusan perniagaan terutama merekodkan data jualan runcit.

 

Fleksibel Untuk Bisnes Berasas Produk (Inventori) & Perkhidmatan

 

Antara faktor kelebihan bagi bisnes kecil adalah service (perkhidmatan) yang personalized kepada pelanggan mereka walaupun mereka menjual produk.

Terdapat situasi di mana perkhidmatan ekstra tersebut perlu dikenakan caj.

Sistem perakaunan yang baik mesti support keperluan ini.

 

Mobile Accounting System – Web-Based Adalah Lebih Praktikal & Bijak Daripada Mobile-App

 

Penggunaan sistem perakaunan melalui telefon bimbit adalah penting tetapi yang terbaik adalah web-based dan bukannya App-Based (sama ada Android, iOS atau Windows).

Anda mungkin tidak menjangkakan kenyataan ini tetapi inilah hakikatnya.

Bagi penggunaan melalui telefon bimbit, fokus utamanya adalah dari segi kepantasan dan kecekapan mengeluarkan sebutharga, invois dan resit.

Kita berada di zaman yang segalanya perlu pantas.

Namun, tetap harus diingat bahawa sistem perakaunan web-based adalah lebih praktikal dan versatile daripada app-based.

Terdapat beberapa faktor practicality & continuity yang mendorong kenyataan ini.

• Mudah untuk kemaskini & data-entry transaksi harian melalui telefon bimbit. Ini adalah mobility sebenar bagi perniagaan.
• Kecekapan perniagaan yang berkait pantas & mudah untuk issue quotation, invoice & receipt – On The Go.
• Business Continuity – Apa jua rintangan atau masalah, anda masih tetap boleh issue quotation dan lain-lain.
• Lite weight – Hanya perlukan plan data internet asas. kelebihan adalah bagi sistem perakaunan web-based yang ringan dari segi coding dan penggunaan unsur tidak kritikal seperti gambar hiasan dan sebagainya yang melibatkan UI (User Interface)
• Kekurangan phone storage bukan masalah. Ramai usahawan yang menggunakan telefon bimbit standard dan bercampur aduk dengan pelbagai kandungan seperti gambar peribadi dan sebagainya yang menyebabkan storage senak.
• Kehilangan telefon bimbit? Atau kalau telefon bimbit kecurian, jika menggunakan app-based anda pasti tersadai beberapa hari. Bagi web-based, anda hanya perlukan Web Browser sama ada mobile atau tab malah desktop & laptop.
• Kehabisan bateri semasa di dalam perjalanan. Hanya cari Internet Cafe berdekatan atau pinjam telefon. Untuk tujuan keselamatan, hanya login ke sistem perakaunan web-based menggunakan browser private mode (Firefox) atau incognito mode bagi Chrome.
• Telefon bimbit model lama? Tiada masalah jika web-based kerana boleh gunakan Web Browser sahaja untuk akses ke sistem perakaunan anda dengan pantas.

 

Rujukan:

1. Sistem perakaunan mengikut keperluan dan perkembangan perniagaan dan fleksibel untuk mobiliti dan modul komprehensif – POSSUM MANAGER by MIMMO.
2. Keperluan POS (Point of Sales) bagi pengurusan bisnes runcit dan bisnes berasas perkhidmatan yang ekonomikal selain “7 Best POS System in Malaysia”.